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La communication

Mieux communiquer

Communication

Durant mes expériences professionnelles, j’ai compris que la communication était importante dans l’univers des systèmes. Une communication rigoureuse favorise l’exemplarité et évite les erreurs d’interprétation.

En entreprise vous trouverez celui qui détient un grand savoir-faire, mais qui qui est introverti et ne sait pas se vendre. Puis, celui qui en rajoute dans la manière de présenter ces travaux et qui n’est pas très compétent. On distingue le « savoir-faire » et le « faire-savoir ».

« Les managers ayant un complexe, le sentiment de ne pas être à la hauteur dans un domaine se caractérise souvent par une sur-affirmation de soi » (Le manager est un psy)

Il est préférable de trouver un équilibre comportemental entre les deux pôles.

La communication peut être, écrite, orale et non verbal… Alors comment bien communiquer ?

Tout d’abord, ne faites pas l’erreur d’utiliser les freins psychologiques :

  • Opposition à l’analyse du chef
  • Critiquer le point de vue d’un collègue
  • Contredire un client
  • Parler de ses erreurs

Faire le rebouclage d’information est un excellent moyen d’éviter les erreurs. Vous téléphonez à votre client et convenez ensemble d’une solution technique  ou de la validation d’une information, vous pourrez envoyer un mail de ce type :

« Suite à notre conversation téléphonique, nous avons convenu  ensemble d’opter pour cette solution. Nous allons procéder de telle manière :… »

Par cette méthode, qui allie la communication orale et écrite, vous aurez émis votre souhait, reçu le retour du client et effectué un compte rendu.

Puis, le message écrit peut être, confirmé ou réajusté par le client. Il est parfois préférable de laisser au gens un moment de réflexion après la prise de décision. Dans ce cadre d’intervention, la communication orale favorise la création de liens avec l’interlocuteur et la communication écrite permet de laisser des traces écrites en cas de conflits.

  •  La relance écrite sans « froisser » l’auditoire 

Lorsque vous attendez avec impatience une validation:

« Sauf erreur de notre part, il me semble que nous n’avons pas statué sur ce sujet… »

A l’inverse, un fournisseur vous demande 3 fois le même document :

« Sauf erreur de notre part, il me semble que nous vous avons déjà fait parvenir ce document… »

  • Le comportement face à l’information

Comportements stimulus

Pour opérer un changement et convaincre, le plus important porte sur la communication et la maîtrise de l’émotion est indispensable.

Nous prenons environ 5000 décisions par jour. Même si Taylor en a fait son histoire, vous devrez éviter les comportements automatiques. Ce type de comportement permet de faire l’économie de l’émotion mais généralise les réponses. De ce fait, vous aurez toujours les mêmes réponses liées aux mêmes problèmes, et vous vous écarterez des possibilités d’innovation.

Comment convaincre en entreprise ?

Comment convaincre?

  • Pour convaincre, il faut que vous soyez vous-même convaincu. Si vous devez proposer un service ou un produit dont vous n’êtes pas convaincu de son intérêt, alors il est préférable de changer de métier. Sans conviction, vous diffuserez un manque de confiance et votre interlocuteur percevra cette gêne.
  •  Identifiez et clarifiez vos objectifs. Listez les avantages et les inconvénients de votre proposition. Pour chaque inconvénient, trouvez une solution alternative.
  • Identifiez le type de personnalité de votre interlocuteur.  Cerveau de gauche ou de droite, cartésien ou artiste. Technicien, comptable, entrepreneur… Il est préférable d’adapter son langage à l’auditoire. Pour un technicien, vous pouvez valoriser les capacités technologiques d’un produit où, pour les prestataires de service, les compétences techniques de son personnel. Pour un comptable, ou un responsable de service il faudra aborder les gains économiques de sa proposition.
  • Adaptez votre communication non verbale. Votre posture, ainsi que votre distance auront un effet sur l’échange. Selon le niveau hiérarchique et la connaissance des différents sujets, il est préférable d’opter pour la zone personnelle (entre 45 et 1,20m). La zone de communication intime est aussi un excellent moyen de transmettre votre conviction de manière kinesthésique (tapotement sur l’épaule par exemple). Cependant, vous risquerez de voir votre interlocuteur se fermer à l’échange. Puis, le regard dans les yeux, vous présenterez vos propos de manière simple, concise, pertinente et efficace.